Выписка из протокола - это официальный документ, содержащий выдержки из полного текста протокола собрания, заседания или иного мероприятия. Она используется для подтверждения принятых решений или доведения информации до заинтересованных лиц.
Содержание
Выписка из протокола - это официальный документ, содержащий выдержки из полного текста протокола собрания, заседания или иного мероприятия. Она используется для подтверждения принятых решений или доведения информации до заинтересованных лиц.
Основные случаи составления выписки
- Для предоставления в государственные органы
- Для информирования участников организации
- В качестве доказательства в суде
- Для внутреннего документооборота
Структура выписки из протокола
| Раздел | Содержание |
| Шапка документа | Наименование организации, дата, номер |
| Вводная часть | Основание для составления, ссылка на протокол |
| Основная часть | Выдержки из протокола по существу |
| Заключительная часть | Подписи, печати, отметки |
Пошаговая инструкция составления
1. Подготовка исходных данных
- Найдите оригинал протокола
- Определите, какие именно пункты требуют выписки
- Проверьте номера страниц и пунктов протокола
2. Оформление шапки
- Укажите полное наименование организации
- Проставьте дату составления выписки
- Дайте исходящий номер документа
- Напишите "Выписка из протокола №... от ..."
3. Заполнение основной части
- Воспроизведите повестку дня из оригинала
- Точно скопируйте нужные решения или фрагменты
- Соблюдайте нумерацию пунктов оригинала
- Укажите результаты голосования (если есть)
4. Оформление заключения
- Сделайте отметку "Выписка верна"
- Укажите должность ответственного лица
- Проставьте подпись и расшифровку
- Заверите печатью организации (при необходимости)
Требования к оформлению
- Используйте фирменный бланк организации
- Соблюдайте официально-деловой стиль
- Не допускайте исправлений и помарок
- Нумеруйте листы при многостраничном документе
Особые случаи
Выписка для государственных органов
При предоставлении в официальные инстанции требуется:
- Нотариальное заверение
- Полная идентичность оригиналу
- Сопроводительное письмо
Архивная выписка
- Делается на основании архивной копии протокола
- Требует указания даты оригинала
- Может потребовать дополнительного согласования
Электронная форма выписки
| Требование | Описание |
| Электронная подпись | Квалифицированная ЭП руководителя |
| Формат | PDF с возможностью проверки подлинности |
| Регистрация | Учет в системе электронного документооборота |
Сроки хранения и действия
- Выписка хранится вместе с оригиналом протокола
- Срок хранения определяется номенклатурой дел организации
- Юридическая сила сохраняется, пока действует оригинал протокола
Типичные ошибки
- Искажение текста оригинала
- Отсутствие ссылки на номер и дату протокола
- Неполные реквизиты организации
- Отсутствие подписи ответственного лица
Правильно составленная выписка из протокола имеет равную юридическую силу с оригиналом в пределах указанных в ней сведений.
